Über den Weg der Mitarbeiterbefragung neue Fachkräfte gewinnen

Die Stiftung Liebenau hat eine lange Tradition der Mitarbeiterbefragung. Nun wurde sie in drei entscheidenden Punkten verändert, so dass aus der bisher reinen Be­fragung die Grundlage für ein erfolgreiches Employer Branding entstand:

1. Das Zeitintervall zwischen Befragung und Auswertung wurde auf wenige Wochen verkürzt, statt wie in der Vergangenheit mehrere Monate in Anspruch zu nehmen.

2. Die Daten werden gezielt analysiert, um genauer zu verstehen, was Mitarbeitende motiviert, die Stiftung Liebenau als Arbeitgeber zu empfehlen. Neben der rein beschreibenden Datenauswertung gibt es jetzt auch eine statistische Auswertung, die ermittelt, welche Faktoren für eine Weiterempfehlung der Stiftung Liebenau als Arbeitgeber besonders bedeutsam sind.

3. Die Abstände zwischen den Mitarbeiterbefragungen werden verkürzt. Statt wie bisher alle drei bis vier Jahre eine Befragung zu machen, erfolgt sie idealerweise alle 24 Monate. Damit kann gemessen werden, ob Handlungshinweise auch umgesetzt und Fortschritte gemacht wurden.

Stärken und Schwächen in Botschaften umsetzen

Die neue Mitarbeiterbefragung hat durch die schnelle Auswertung einen lebendigen Dialog ermöglicht. Dieser hilft, Stärken besser zur Geltung zu bringen und Schwächen zu adressieren. Die Ergebnisse der Befragung haben gezeigt: Für die Mitarbeitenden gehören zu den eindeutigen Stärken der Stiftung Liebenau das selbstständige Arbeiten in einer sinnvollen Tätigkeit, die bei einem bekannten und wirtschaftlich soliden Arbeitgeber erfolgt, der auch Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung bietet. 

Im Umkehrschluss leidet mitunter die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Diese soll zukünftig für die Mitarbeitenden noch mehr gestärkt werden. Konkrete Hinweise für Handlungsansätze zur gezielten Mitarbeiterbindung gaben zwei offene Fragen, in denen Mitarbeitende ihre persönlichen Beobachtungen ausdrücken konnten. Diese Beiträge wurden in voller Länge aufgenommen und den Leitungen der jeweiligen Betriebseinheiten zur Verfügung gestellt. Dadurch kann direkt auf die Wünsche und Vorstellungen der Mitarbeitenden reagiert werden.

Durch eine statistische Analyse konnte erkannt werden, was dazu führt, dass Mitarbeitende die Stiftung Liebenau als Arbeitgeber weiterempfehlen. Es sind insbesondere die sogenannten weichen Faktoren, die Identifikation mit der Stiftung, das Image des Unternehmens und die unmittelbare Arbeitsatmosphäre. Sie sind die Botschaften des Employer-Brandings für vorhandene und künftige Mitarbeitende. Es sind Themen, die in der Social-Media-Kommunikation der Stiftung Liebenau aufgegriffen wurden. Hier wird eine betont emotionale Ansprache umgesetzt, um Menschen innerhalb und außerhalb der Stiftung zu erreichen. Die Rückmeldungen zeigen, dass damit die richtigen Saiten angespielt werden und der Zeitgeist getroffen wird. 

Durch Freunde und im Netz auf die Stiftung aufmerksam geworden

Besonders relevante Erkenntnisse brachte die Frage, wo Mitarbeiter(innen) auf die Stiftung aufmerksam geworden sind. Über 80 Prozent der Mitarbeitenden erfuhren aus dem Familien- und Freundeskreis oder aus dem Internet über die Stiftung. Damit hat die Mitarbeiterbefragung ein Signal gesetzt, wo die Stiftung Liebenau um neue Mitarbeitende werben muss.

Eine wesentliche Herausforderung ist der Zuschnitt der Berichtseinheiten. Nutzt man die Ergebnisse, um Veränderung zu messen, dann müssen die Messergebnisse statistisch robust sein. Dafür müssen die Berichtseinheiten groß genug gefasst sein, um den Ergebnissen eine verlässliche Basis zu geben. Bei einer Organisation mit über 7500 Mitarbeiter(inne)n an weit über 100 Standorten erzeugt der Zuschnitt von statistisch relevanten Berichtseinheiten ein Spannungsfeld. Der scharfe Blick der Statistik, der es erlaubt, Unterschiede zwischen Messungen zu bewerten, führt zu einer geografischen Unschärfe, die es nicht mehr erlaubt, die Ergebnisse jedes Teams zu betrachten. 

Fasst man Berichtseinheiten sehr klein, besteht die Gefahr, dass die Anonymität der Befragung nicht gewährleistet werden kann. Allerdings hat sich gezeigt, dass demografische Merkmale bei der statistischen Analyse kaum Unterschiede in der Bewertung der Mitarbeitenden erklärten. Es war also keineswegs so, dass jüngere oder ältere, männliche oder weibliche Mitarbeitende ein signifikant unterschiedliches Bild von der Stiftung Liebenau hatten. Folglich kann in kommenden Befragungen auf Aussagen zur Person ganz verzichtet werden. Das erlaubt im Gegenzug eine Berichtlegung für kleine Einheiten bei gleichzeitiger Wahrung der Anonymität der Befragten.

Die höhere Geschwindigkeit der Auswertung bei einem gleichzeitig vertieften Verständnis der Ergebnisse war nur durch externe Begleitung der Befragung möglich. Dabei wurde ein erprobtes Instrument der Firma Syndeo auf die Eigenheiten der Stiftung Liebenau angepasst. Dies erfolgte einerseits im Dialog mit den Leitungen der einzelnen Betriebe der Stiftung Liebenau. Andererseits gab es auch eine vertrauensvolle Einbindung der Mitarbeitervertretungen. Sie haben den Fragebogen aktiv mitgestaltet und mit ihrer Fürsprache zur Befragung aktiv dazu beigetragen, eine hohe Rücklaufquote zu erreichen.

Nach der Befragung ist vor der Befragung

Zukünftig verkürzt die Stiftung Liebenau den Abstand zwischen den Mitarbeiterbefragungen auf maximal zwei Jahre. Dadurch kann eine Beziehung zwischen Maßnahmen zur Verbesserung und wahrgenommenen Effekten besser hergestellt werden. In vergleichsweise engen Zeitabständen wird so gesehen, ob der eingeschlagene Weg in die richtige Richtung führt. Gleichzeitig wird transparent, ob hinreichend auf die Urteile und Aussagen der Mitarbeiter(innen) gehört wurde. Aus der Mitarbeiterbefragung entsteht der berechtigte Anspruch, dass ihr Taten folgen müssen, die die Stiftung zu einem noch besseren Arbeitgeber machen. 

Das mag für manche ungewohnt sein, aber in Zeiten, in denen die Mitarbeitergewinnung eine der größten Herausforderungen ist, bleibt keine andere Wahl. Es lohnt sich, eine Mitarbeiterbefragung nicht als Pflichtübung zu betrachten. Konsequent umgesetzt ist sie eine Chance zum Erkenntnisgewinn. Insbesondere im Hinblick auf den Personalmangel ist sie ein Instrument, das den Dialog nach innen und nach außen unterstützen kann. Eine intelligente Analyse der Ergebnisse erlaubt, Rückschlüsse zu ziehen, die bei der Bindung und der Gewinnung von Mitarbeiter(inne)n helfen.