Menschen zusammenbringen
Die Caritas Hamm geht neue Wege in der digitalen Kommunikation: Mit "Tagea" wurde nicht nur die interne Zusammenarbeit modernisiert, sondern auch eine Lösung geschaffen, die künftig den Kontakt zu Klientinnen und Klienten sowie externen Partnern stärkt. Tagea ist eine Plattform für das Management aller digitalen Kommunikationsprozesse von Einrichtungen der sozialen Arbeit. Was als internes Projekt begann, entwickelte sich zu einem wichtigen Instrument für Teilhabe und Informationszugang. Der Grundstein für "Tagea" wurde 2022 gelegt, als die Fördermittel für die Digitalisierung der internen Kommunikation bereitstanden. Ein Projektteam analysierte die Bedarfe und entwickelte gemeinsam mit dem Dortmunder Softwareunternehmen Tremaze eine passgenaue Lösung.
Im Mai 2023 fiel der Startschuss für "Tagea". "Die Plattform verbindet unsere Mitarbeitenden kommunikativ, erleichtert den Austausch und macht Informationen schnell zugänglich - mit gemeinsamer Dokumentenablage, Chat-Funktion und internen News", erklärt Margit Heile, Fachbereichsleiterin Schule, Jugendberufshilfe und Arbeitsmarktprojekte bei der Caritas und Projektverantwortliche.
Vereinfachte digitale Prozesse in der Personalabteilung
Innerhalb der Caritas Hamm schreitet die Digitalisierung voran. Besonders in der Personalabteilung sollen neue Prozesse für mehr Effizienz sorgen: Ein zentraler Schritt ist die Einführung des digitalen Austauschs von Gehaltsabrechnungen, der den Verwaltungsaufwand reduziert und Abläufe optimiert. "Diese digitalen Lösungen bieten unseren Mitarbeitenden den sicheren und flexiblen Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen und reduzieren gleichzeitig den bürokratischen Aufwand", erklärt Regina Regel, Leiterin Personal bei der Caritas Hamm.
In einigen Testeinrichtungen sind bereits elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldungen (eAU) sowie digitale Anträge zur Änderung von Bankverbindungen und anderen personalbezogenen Daten möglich. "Wir möchten die administrativen Prozesse für unsere Mitarbeitenden so einfach wie möglich gestalten. Dazu zählen auch digitale Terminbuchungen für den Werksarzt und die Anbindung an Systeme wie die digitale Personalakte und das Dienstplanprogramm Vivendi Selfservice", so Regina Regel. Der flächendeckende Rollout wird vorbereitet und schrittweise in allen Bereichen der Caritas Hamm umgesetzt.
Ein Blick in die Zukunft
"Tagea" entwickelt sich weiter. Der Erfolg hat gezeigt, dass die Plattform weit über die interne Nutzung hinaus großes Potenzial besitzt. Derzeit laufen Projekte, um sie für Klient:innen zu erweitern. KI-gestützte Übersetzungen in bis zu 33 Sprachen sollen Sprachbarrieren abbauen. "Das ist ein entscheidender Schritt zu mehr Inklusion", betont Margit Heile. "Ziel ist es, allen Menschen eine gleichberechtigte Teilhabe zu ermöglichen."
Um das volle Potenzial der App auszuschöpfen, soll "Tagea" künftig in allen Einrichtungen der Caritas Hamm zum Einsatz kommen. Die Weiterentwicklung der App ist bereits in vollem Gange. Sie wird demnächst in einer Kita der Caritas Hamm insbesondere für die Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten eingeführt. Weitere Funktionen wie Lesebestätigungen sind geplant. Margit Heile fasst zusammen: "Mit dieser Plattform setzen wir nicht nur auf moderne digitale Lösungen, sie stärkt auch den ‚Wir-Gedanken‘ in der sozialen Arbeit."
Info
Auch was für andere
Am 4. Juni wird "Tagea" auf der Caritas-Bundeskonferenz der Vorstände und Geschäftsführungen von Ortsverbänden vorgestellt. Die Firma Tremaze und Caritas Hamm präsentieren dort, wie digitale Kommunikation den Arbeitsalltag erleichtert und den Austausch stärkt.
