Ordnungsgemäße Barmittelverwaltung überprüfen

m Sommer 2019 wurde das Thema Barmittelverwaltung in gemeinnützigen Einrichtungen durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen aufgegriffen und eine Umsetzung der regulatorischen Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichts-Gesetzes (ZAG) gefordert. Unter Beachtung der Eingaben aus der freien Wohlfahrtspflege wurde inzwischen am 29. August 2019 durch das Bundesministerium der Finanzen bestätigt, dass das Zahlungsdiensteaufsichts-Gesetz bei einem gemeinnützigen Unternehmen keine Anwendung findet (siehe auch neue caritas Heft 16/2019, Seite 27). Aus Praktikersicht bietet die aktuelle Diskussion die Chance, die Handhabung und Verwaltung der Barbeträge kritisch zu hinterfragen.

Gemäß den Vorgaben des § 27 b SGB XII haben leistungsberechtigte Personen, die in einer stationären Einrichtung leben, Anspruch auf einen angemessenen Barbetrag zur persönlichen Verfügung. Dieser Barbetrag (auch "Taschengeld" genannt) dient unter anderem der Befriedigung persönlicher Bedürfnisse und zum Bestreiten der Ausgaben für alltägliche Konsumgüter, Kleidung und Körperpflege. Über diesen Betrag kann die/der Leistungsberechtigte frei verfügen; die Auszahlung erfolgt in der Regel durch den Sozialhilfeträger an die betreuende Einrichtung. Die vorrangige Zuständigkeit und Verpflichtung des Einrichtungsträgers zur unentgeltlichen Verwaltung (Teil der zu leistenden sozialen Betreuung) ergibt sich unter anderem aus der Bundesgerichtshof-Rechtsprechung sowie den landesspezifischen Rahmenverträgen gemäß § 79 SGB XII beziehungsweise den Vereinbarungen gemäß § 75 Abs. 3 SGB XII, die wiederum die Vertragsgrundlage für den Heimvertrag bilden.

Demnach hat der Heimträger geeignete Maßnahmen zu ergreifen und die bestimmungsgemäße Verwendung sicherzustellen. Hierzu führte bereits 2001 der Gesetzgeber in der Begründung zum Heimgesetz aus, dass nur ein lückenloser Nachweis der Bargeldverwaltung das notwendige Vertrauensverhältnis zwischen Heimträger und Bewohner schützt und die erforderliche Transparenz herstellt. Die Dokumentation der treuhänderischen Bargeldverwaltung muss nach Ansicht des Gesetzgebers den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen und nachvollziehbar sein.

Die Vorgaben haben zur Folge, dass sämtliche Vorgänge durch Belege dokumentiert und pro Bewohner(in) ein (idealiter: EDV-gestütztes) Bewohnerkonto geführt werden muss. Hierbei ist davon auszugehen, dass nur Barbeträge bis zu 1000 Euro pro Bewohner(in) von der Einrichtung verwaltet und sicher (etwa im Tresor) verwahrt werden müssen. Die Einrichtung von bewohnerindividuellen Fremdgeldkonten (sogenannten Anderkonten) sowie Banküberweisungen für den/die Heimbewohner(in) sind von den Einrichtungen nicht geschuldet. In diesem Zusammenhang muss der Träger sicherstellen, dass die Abläufe überwacht werden und in regelmäßigen Abständen ein Ausdruck des Bewohnerkontos dem/der Bewohner(in) oder gegebenenfalls seinem/ihrem gesetzlichen Vertreter zur Verfügung gestellt werden.

Beim Jahresabschluss gibt es in der Regel zwei Möglichkeiten des Ausweises. Einerseits kann das treuhänderisch verwaltete Verwahrgeld im Vermögen des Trägers innerhalb der Bilanz aktivisch (gesonderte Geldguthaben/Barkassen) erfasst werden, wobei gleichzeitig eine Verbindlichkeit gegenüber dem Treugeber (Verbindlichkeiten aus Verwahrgeldern) auszuweisen ist. Andererseits besteht die Möglichkeit des Ausweises unter der Bilanz als Bilanzvermerk, sowohl unter der Aktivseite (Treuhandvermögen) als auch unter der Passivseite (Treuhandverpflichtung).

Aufgrund von Erfahrungswerten empfiehlt der Autor den Aufsichtsgremien, das Thema "Prüfung der Barbetragsverwaltung" im Sinne der Einhaltung von Regeln (Compliance) präventiv zu bearbeiten. Die Prüfung kann unter anderem als Erweiterung der Jahresabschlussprüfung beziehungsweise als Arbeitspunkt der Internen Revision gestaltet werden. Hieraus resultierende Erkenntnisse bieten die Chance, Optimierungspotenziale zu heben und Risikofaktoren (Unterschlagung, Reputation etc.) zu reduzieren.