Wegweiser zur digitalen Transformation

Die Digitalisierung stellt Kirchen und Wohlfahrtsverbände vor die Herausforderung, sich mit tiefgreifenden Veränderungen zu beschäftigen. Sich digital zu transformieren und mit den eigenen Prozessen auseinanderzusetzen ist nicht nur eine Frage der Effizienz. Diese Notwendigkeit bietet auch die Chance, den Kontakt zu Klient:innen, Hilfesuchenden, Ehrenamtlichen oder Gemeindemitgliedern zu intensivieren und die eigene Mission zeitgemäß zu gestalten. Der erste und entscheidende Schritt in diesem Transformationsprozess ist die Standortbestimmung. Den eigenen digitalen Reifegrad zu ermitteln kann dabei der erste Schritt sein. Doch was genau bedeutet "digitaler Reifegrad"? Welche weiteren Faktoren spielen dabei eine Rolle?

Der digitale Reifegrad misst, wie weit fortgeschritten die Organisation in ihrer digitalen Transformation ist. Diese Analyse hilft dabei, Stärken und Schwächen zu identifizieren und einen klaren Fahrplan für die digitale Weiterentwicklung zu erstellen. Ohne diese Bestandsaufnahme kann es leicht passieren, dass Ressourcen ineffizient eingesetzt oder wichtige Bereiche übersehen werden.

Der digitale Reifegrad umfasst dabei verschiedene Dimensionen, die ein detailreiches Bild des digitalen Status einer Organisation liefern. Die Dimensionen umfassen Technologie und Infrastruktur, Prozesse und Arbeitsabläufe, die Nutzung der digitalen Kanäle, digitale Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen sowie deren Schulungsstand. Erst durch die genaue Analyse dieser Dimensionen können die Prioritäten gesetzt und die nächsten Schritte geplant werden.

Eine zentrale Rolle bei alldem spielt die Unternehmens- beziehungsweise Organisationskultur. Denn: Veränderungen in Technologien und Prozessen sind nur dann nachhaltig, wenn sie von einem entsprechenden Wandel in der Organisationskultur begleitet werden. Eine Kultur, die Innovation und Anpassungsfähigkeit fördert, ist entscheidend. Führungskräfte müssen den digitalen Wandel aktiv unterstützen und vorantreiben, indem sie als Vorbilder agieren und die Richtung vorgeben, dabei Räume und Ressourcen für Weiterbildung und Austausch schaffen und Mitarbeitende befähigen, mit den Entwicklungen Schritt zu halten. Mitarbeiter:innen sind davon zu überzeugen, die neuen Technologien zu akzeptieren und sich aktiv an dem Transformationsprozess zu beteiligen. Wie weit dieser Kulturwandel gediehen ist, zeigt sich beim digitalen Reifegrad insbesondere in den Dimensionen "Nutzung digitaler Kanäle", "digitale Fähigkeiten" und "Schulungsstand von Mitarbeitenden". Ohne Kulturwandel bleibt die Digitalisierung oft an der Oberfläche und wird nicht tief in der Organisation verankert, was zu Frustration und Widerstand führen kann.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der kirchliche Datenschutz, da bei digitaler Datenverarbeitung stets auch mit sensiblen personenbezogenen Daten gearbeitet wird. Ein hohes Maß an Datenschutz ist unerlässlich, um das Vertrauen der Klient:innen, Hilfesuchenden und Ehrenamtlichen zu gewährleisten. Dies umfasst die Implementierung von zeitgemäßen digitalen Prozessen, die den kirchlichen Datenschutzanforderungen entsprechen. Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten wie Verschlüsselung, sichere Passwörter und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen sind essenziell.

Die Ermittlung des "digitalen Reifegrads", der Kulturwandel sowie der Datenschutz führen zu wichtigen Erkenntnissen und Handlungsfeldern. Einige Prozesse lassen sich in der Regel schnell digitalisieren und ­bieten großes Potenzial. Die Automatisierung von Verwaltungs- und Buchhaltungsprozessen zur Effizienzsteigerung reduziert Fehler und spart Zeit. Die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel wie Newsletter, ­Social Media und Websites ermöglicht eine schnelle und direkte Kommunikation mit den Klienten. Die Einführung digitaler Systeme zur Verwaltung bietet eine bessere Übersicht und erleichtert die Organisation und Planung von Projekten oder Veranstaltungen. Diese Bereiche eignen sich daher für erste Digitalisierungsschritte, da sie schnell umsetzbare Vorteile bieten und eine solide Grundlage für weitergehende Digitalisierungsvorhaben schaffen.

Die Digitalisierung sollte schrittweise erfolgen, basierend auf dem ermittelten Reifegrad und den spezifischen Bedürfnissen der Einrichtung oder Organisation. Prioritäten können so gesetzt werden, dass zuerst die wichtigsten und am leichtesten umsetzbaren Projekte angegangen werden. Eine gut durchdachte Strategie stellt sicher, dass alle digitalen Initiativen aufeinander abgestimmt sind und gemeinsam auf die Ziele hingearbeitet werden kann. Zudem bietet sie der Wohlfahrts­einrichtung zahlreiche Chancen, ihre Prozesse zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und näher an den Bedürfnissen ihrer Klienten zu sein.

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