Wirtschaftliche Verwaltung? Auch kleine Verbände können das

Aktuelle Veränderungen der Sozialen Arbeit in Deutschland, bedingt unter anderem durch demografischen Wandel, Migration und Armutszunahme, stellen regionale Verbände der Caritas vor die Herausforderung, ihre Ziele Christlichkeit, Professionalität und Wirtschaftlichkeit in Einklang zu bringen. Steigende Leistungszahlen wie zum Beispiel in der ambulanten Versorgung Pflegebedürftiger treffen vor allem in kleineren Caritasverbänden auf Verwaltungen, die den neuen Anforderungen nicht vollständig gewachsen sind. Stellt die Leitung einen Veränderungsbedarf bezüglich der Verwaltungsstrukturen fest, kann der unverstellte Blick eines Beraters Lösungen erkennen. Einen wesentlichen Mehrwert bei Reorganisation der Verwaltung bieten:

• stärkere Mitarbeitermotivation durch offene Kommunikation und Einbindung in Analyseprozesse,
• klarere strategische Ausrichtung und Zielorientierungen,
• wirtschaftlichere Abläufe durch eindeutige Beschreibung sowie Zuordnung von Kompetenzen und Verantwortungen,
• Erkennen von Entwicklungsbedarfen (zum Beispiel fachspezifische Schulungen oder Führungs-Coaching).

Dargestellt werden kann eine solche Reorganisation in vier Phasen.

1. "Ist"-Aufnahme: Alle ansprechen
Bestehende Geschäftsprozesse werden mit ihren Konfliktfällen durch neutrale Interviews aufgenommen. Um ein um­fassendes Bild zu bekommen, ist es
wichtig, nicht nur die Perspektive der Führungskräfte, sondern auch die ­der Mitarbeitenden der meist zentralisierten Ver­wal­tungs­einheit aufzunehmen. Klassische The­menbereiche zur Aufnahme der "Ist"-Situation sind:

• Identifikation von Kern- und Unterstützungsprozessen für die einzelnen Leistungssparten,
• Darstellung der wesentlichen Führungs- und Kommunikationsinstrumente,
• Aufgaben- und Verantwortungszuordnungen zum Beispiel bei Rechnungsstellungen und Mahnungen,
• kritische Geschäftsfälle und Verzögerungen,
• Kontrollmechanismen - gegenseitige Erwartungen.

2. "Soll"-Struktur: So müsste es sein
Wenn ein Gesamtbild vorliegt, werden Empfehlungen entwickelt. Lösungsansätze gibt es in folgenden Bereichen:

• Aufgaben- und Verantwortungszuschnitte,
• Hinweise zu einzelnen Arbeitsabläufen (Prozesshandbücher),
• Kommunikation zwischen Leistungsebenen,
• Führungsverhalten (Führungsqualifizierungen),
• Ressourcen-Ausstattung (wie Stunden, IT, Büroausstattung),
• Personalentwicklungsmaßnahmen (neben fachlicher Fortbildung auch Team-Workshops).

3. Feedback der Arbeitsebene
Da der Impuls zur Reorganisation in der Regel von der Leitungsebene ausgeht, ist es wichtig, den zuständigen Führungs­kräften die Ergebnisse der Mitarbeiter­befragungen zu spiegeln und mit ihren Einschätzungen abzugleichen. So werden Konfliktfelder noch deutlicher heraus­gearbeitet. Die Handlungsempfehlungen müssen in einen budgetären Rahmen (Refinanzierung oder Umlage der Kosten) und in bestehende Führungsstrukturen eingepasst werden sowie mit konkreten Handlungsschritten versehen und verbindlich verabschiedet werden.

4. Umsetzung: Das machen wir jetzt
Für die nachhaltige Umsetzung ist es wichtig, dass die Schritte gemeinsam verabredet und auch offen kommuniziert werden.Aus Erfahrung in vergleichbaren Projekten in verschiedenen Caritasverbänden kann man festhalten, dass wirtschaftlich wirkende Veränderungen in der Verwaltung unabhängig von der Größe eines Verbandes und seinen regional gewachsenen Leistungen möglich sind. Entscheidend für positive Ergebnisse ist der Mut zu Veränderungen.