Rund ums Sitzungsprotokoll

Hoch hergegangen war es in der Sitzung des Gremiums; richtig aneinandergeraten war man. - Wochen später dann das Sitzungsprotokoll: ein Bild tiefsten Friedens, nämlich nicht mehr als die Wiedergabe der Beschlüsse, der Abstimmungsergebnisse und von pflichtgemäßen Regularien - vor allem der Tagesordnung, der Beschlussfähigkeit sowie von Zeit und Ort der Sitzung. Hatte sich’s der Protokollant, da er es bei diesem Minimum beließ, zu leicht gemacht? Misstrauen solcher Art muss nicht stichhaltig sein. Es kommt darauf an, welcher Mindestinhalt für die Protokolle prinzipiell festgeschrieben ist: entweder ein schlichtes Ergebnisprotokoll oder ein ausführliches Verlaufsprotokoll. Vom Gesetz vorgeschrieben ist eine umfassende Niederschrift nur für die Aktiengesellschaft (AG) und deren Aufsichtsrat. Aber längst gehört in anderen Körperschaften - zum Beispiel im Verein und in der GmbH, bei Caritas und Diakonie - ein Protokoll zur gängigen Sitzungsarbeit; entsprechende Richtsätze finden sich in Satzungen und Geschäftsordnungen. Abgesehen von der AG können alle Unternehmen selbst entscheiden, ob ihre Protokolle nur Regularien und Beschlüsse skizzieren sollen oder ob auch Verlauf und Inhalt zu dokumentieren sind. Die Entscheidung ist ein Grundsatzbeschluss und gilt für jede Sitzung. Eine Regelung von Fall zu Fall - mal "Verlaufsprotokoll", mal "Ergebnisprotokoll" - ist zu vermeiden; eine spätere Durchsicht der Niederschriften könnte zu der Annahme führen, man habe umfassend nur die "guten" Sitzungen dokumentiert, die kontroversen aber bewusst ausgespart.

Auch wenn sich das Gremium grundsätzlich fürs bloße Ergebnisprotokoll entschieden hat, empfiehlt sich folgende Orientierung: Mit den Beschlüssen sollten in jedem Fall auch zugrundeliegende Kernaussagen und Tendenzen dokumentiert werden, auf dass sie später noch nachvollziehbar sind. Das bedeutet aber nicht, dass Wortbeiträge unter namentlicher Nennung der Disputanten wiederzugeben wären. Im Gegenteil: Spontaneität und Freimütigkeit der Debatte könnten abflachen. Besorgt, weil sein Name aktenkundig würde, nähme das eine oder andere Mitglied wohl von weiterem Wortwechsel Abstand. Gremien-Erfahrene kennen die Argwohn-Vokabel: "Ich sag’ das jetzt mal außerhalb des Protokolls."

Ganz anders hingegen, wenn jemand seinen Redebeitrag ausdrücklich aktenkundig wissen möchte, und zwar unter Nennung seines Namens: Auch wer gegen einen Mehrheitsbeschluss in der Sitzung offiziell Widerspruch einlegt, muss naturgemäß benannt werden.

Die Verantwortung für die Richtigkeit des Protokolls liegt bei der oder dem Vorsitzenden der Tagung. Das gilt auch dann, wenn eine vertrauenswürdige Assistenzkraft damit betraut ist. Diese wird oft nachlässig als Protokollant(in) bezeichnet. Zum korrekten Protokoll wird der Text aber erst mit der Billigung und der Unterzeichnung durch die/den Vorsitzenden. Und beweiskräftig ist der Text, wenn auch die Teilnehmer(innen) der Sitzung zugestimmt haben.

Diese müssen natürlich die Chance erhalten, die Aufzeichnung zu ergänzen oder zu korrigieren. Wer die Niederschrift unterzeichnet, ist also auch dafür verantwortlich, dass sie den Sitzungsteilnehmern zeitgerecht vorgelegt wird, das heißt mit der Möglichkeit zu kritischer Durchsicht.

Das Zustimmen der Teilnehmer(innen) ist mehr als eine Formalie; denn ein Protokoll hat Beweiskraft. Einwendungen gegen die zur Abstimmung vorgelegte Niederschrift können sich - beispielsweise - daraus ergeben, dass die oder der Vorsitzende im Text den eigenen Wortbeiträgen unverhältnismäßig viel Raum gegeben hat ("subjektive Protokollführung").

Gut ist, wenn das Protokoll schon im Verlauf der Tagung gefertigt und gebilligt werden kann. Dieses Vorgehen empfiehlt sich aber nur für Gremien mit ganz einfachem Tagungsverlauf.

Das Protokoll ist ein vertrauliches Dokument, also kein "offenes Geheimnis". Wie die Sitzung selbst ist auch die Niederschrift, so gut es geht, durch allgemeine Verschwiegenheitspflicht geschützt.

Ordentliche Sitzungsprotokolle sind auch Arbeitshilfen für das Gremium, sie fügen sich zudem gut in die Chronik des Unternehmens ein. Nicht weniger und nicht mehr. Selbst die gründlichste Niederschrift kann nur begrenzt das Klima einer Sitzung wiedergeben. Eine Ähnlichkeit liegt nahe: Auch das Charisma und die Wirkkraft eines christlichen Gottesdienstes können durch einen schriftlichen Bericht kaum noch einmal zu voller ursprünglicher Entfaltung kommen.