Fuhrparkmanagement erfordert Verantwortung

So Mancher Geschäftsführer und/ oder Fuhrparkleiter einer Sozialstation oder eines ambulanten Dienstes schaute in den letzten Jahren recht betroffen in die Augen von Finanzbeamten, Staatsanwälten und Vertretern von Berufsgenossenschaften, die mit Strafverfolgung und Geldbußen drohten. Wer glaubt, Fuhrparkmanagement hat nur mit Autoeinkauf und Fahrzeugdisposition zu tun, liegt falsch.

Wer einen Fuhrpark betreibt, und seien es auch nur zwei Fahrzeuge, steht als Fuhrparkverantwortlicher in der Halterhaftung nach § 21 StVG (Straßenverkehrsgesetz). Er ist dafür verantwortlich, wer, was, wie, wann mit welcher Fahrerlaubnis fährt. Das fängt beim Zivildienstleistenden an, der mit einem Bus schnell etwas holen soll. Hat der "Zivi" jedoch nur die unter Jugendlichen übliche Führerscheinklasse B und der Bus ein zulässiges Gesamtgewicht von mehr als 3,5 Tonnen - was bei Rettungsfahrzeugen oft der Fall ist -, wurde versehentlich eine führerscheinlose Fahrt genehmigt beziehungsweise veranlasst. Der "Zivi" hätte mindestens eine Fahrerlaubnis der Klasse BE besitzen müssen. Dies können die Richter mit bis zu einem Jahr Haft oder Geldbußen bestrafen. Schlimmer wird es, wenn Fahrzeuge für Sozialstationen angeschafft werden, die nicht den Vorschriften der Berufsgenossenschaft für Fahrzeughaltungen entsprechen. In diesen Fahrzeugen fehlen oft die vier gesetzlich vorgeschriebenen VerzurrÖsen, wenn zum Beispiel Essen ausgefahren oder eine Medikamententasche transportiert wird. Häufig ist kein Ladungssicherungsnetz und keine Herstellerbestätigung für die Sicherheit der Sitzlehnen und der Verzurr-Ösen nach DIN 75410-2 vorhanden. Kommt es zu einem Unfall, bei dem die Ladung nach vorne fliegt, wird dies nicht nur in Flensburg teuer (drei Punkte, 80 Euro). Die Verantwortlichen müssen gute Argumente liefern, wenn die Berufsgenossenschaft das verauslagte Geld für die Reha-Maßnahmen für den/die Mitarbeiter(in) - berechtigt (Berufsgenossenschaftliche Vorschrift BGV D29) - zurückfordert.

Stringent geführte Fahrtenbücher vermeiden Ärger

Die Mindestaufgaben, die in einem Fuhrpark zu beachten sind, lassen sich in der Praxis einfach umsetzen:

1. Einstellungsuntersuchung (G 25), ob der/die ausgewählte Mitarbeiter(in) gesundheitlich geeignet ist, einen Firmenwagen zu fahren;
2. zweimalige Prüfung der Führerscheine aller Fahrer(innen) pro Jahr im Original (§ 21 StVG);
3. jährliche Unterweisung aller Fahrer(innen) in den Arbeitsschutz über die Nutzung von Dienstwagen (BGV D29);
4. Entwicklung einer Dienstwagenordnung, die allen Fahrer(inne)n bekannt sein muss (BerufsgenossenschaftsGrundsatz (BGG) 915, BGG 916);
5. stringentes Führen von Fahrtenbüchern, um Diskussionen mit Finanzämtern zu vermeiden, ob Kilometer privat gefahren wurden (Einkommensteuergesetz (EStG) § 6, § 8);
6. mindestens alle drei Monate Kontrolle der technischen Sicherheit (Reifen, Bremsen, Licht);
7. Überwachung der gesetzlichen Prüfungen wie TÜV, AU II sowie mindestens einmal jährlich Überprüfung der Fahrzeuge auf Arbeits- und technische Sicherheit (BGV D29).

Zu den kaufmännischen Aufgaben zählt das Auswählen der richtigen Partner in den Bereichen Versicherung, Betankung, Reifen, Glasersatz, Wartung und Reparaturen sowie das Überprüfen, Kontieren und Buchen von Rechnungen. Garantien und Kulanzen müssen beantragt, Rabatte sowie Bonifizierungen überwacht werden. Für jedes Fahrzeug muss ein ordentliches Reporting und Kostencontrolling erstellt werden, um Kostenausreißer frühzeitig zu erkennen.

Fuhrparkmanagement erfordert eine Person, die bereit ist, kontinuierlich hinzuzulernen und Veränderungen in die Praxis umzusetzen - mit Unterstützung der Geschäftsführung.