Verstaubte Handbuch-Ordner ade: Qualitätsmanagement online

Viele Einrichtungen, Träger, auch Orts-Caritasverbände sind derzeit mit der Entwicklung und dem Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems be­fasst oder stehen kurz davor. Die Ein­führung eines solchen Systems bedarf grundsätzlicher Klärungen und Weichen­stel­lun­gen. Nachträgliche Kurskorrekturen sind mit Verzögerungen und Irritationen verbunden.

Dem Qualitätsmanagement-Handbuch kommt eine besondere Bedeutung zu, weil es das Qualitätsmanagementsystem be­schreibt und alle Regeln und Abläufe der Organisation transparent darstellt. Die „Gretchenfrage“ lautet hierbei: Soll es in der „klassischen“ Version in Papierform oder digital aufbereitet im PC abrufbar erscheinen?

Papier versus EDV

Beide Varianten haben Vor- und Nach­-teile. Bei genauerer Betrachtung jedoch spricht einiges für die elektronische Ver­sion des Qualitätsmanagement-Hand­buches. Zunächst einmal der große An­wendernutzen: Es lässt sich an jedem Arbeitsplatz am PC per Mausklick abrufen. Im Gegensatz zum „klassischen“ Qualitätsmanagement-Ordner erlaubt die EDV-gestützte Version per Navigationsleiste, Lesezeichen, Such- oder Filterfunktion ein schnelles Finden der gewünschten Inhalte, Übersichten, Vorlagen oder Ge­setzestexte. Da die Dokumente auf dem zentralen Server ausgetauscht werden, liegen sie für alle auf dem aktuellsten Stand vor.

Ein EDV-gestütztes Qualitätsmanagementsystem erfordert eine angemessene Ausstattung an Soft- und Hardware. Zu klären sind Fragen der Zugangsberechtigung sowie der Bedarf an Schulungen der Qualitätsmanagementbeauftragten und der Kolleg(inn)en der EDV, um eine professionelle Handhabung des Systems zu gewährleisten. Damit alle berechtigten Mitarbeiter(in­nen) auf das Handbuch zugreifen können, muss es der verwendeten EDV-Infrastruktur und Benutzerverwaltung angepasst werden. Es empfiehlt sich, zuerst zu untersuchen, inwieweit die vorhandenen „Bordmittel“ ausreichen, da sie die Einführung des Systems, dessen Wartung und die Kontrolle der Zugangsberechtigung erleichtern.

Wiki-Seiten gewährleisten einen schnellen Zugang zu den gewünschten Inhalten ohne Verwendung zusätzlicher Programme. Sie erlauben es, per Mausklick Fachbegriffe mit erklärenden Seiten zu verknüpfen, eigene oder gescannte Vorgabedokumente abzurufen oder auf externe Seiten zu verweisen. Dabei ist jeder Seite eindeutig zugeordnet, für welchen Bereich sie gilt und wann sie zuletzt von wem geändert wurde. Zudem stehen allen Mitarbei­te­r(inne)n Diskussionsseiten offen. Damit wird der ursprüngliche, „verstaubte“ Handbuch-Ordner zu einem modernen, interaktiven Instrument: Qualitätsmanagement zum Mitmachen!

Detaillierte Infos bitte anfordern unter E-Mail: christoph.langer@caritas.de