Mitarbeiter (m/w/d) im Vorstands- und Geschäftsführungssekretariat In Teilzeit oder Vollzeit (30-39 Std./Woche)

Das sind Ihre Tätigkeiten

• Sie unterstützen Vorstand und Geschäftsführung bei den täglichen organisatorischen und administrativen Aufgaben und organisieren die Abläufe im Sekretariat.
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Veranstaltungen und sorgen für eine zuverlässige organisatorische Vor- und Nachbereitung.
• Sie unterstützen insbesondere die Organisation der Stiftungs- und Aufsichtsratssitzungen: von der Terminabstimmung und Einladung über die Zusammenstellung und den Versand abgestimmter Sitzungsunterlagen bis zur organisatorischen Nachbereitung.
• Sie empfangen und betreuen Gäste und schaffen einen freundlichen, professionellen Rahmen für Gespräche und Sitzungen.
• Sie bearbeiten die Korrespondenz, nehmen Telefonate entgegen und koordinieren den Post- und E-Mail-Eingang.
• Sie erstellen und überarbeiten Schreiben, Präsentationen und Besprechungsunterlagen in Abstimmung mit Vorstand und Geschäftsführung und fertigen Protokolle an.
• Sie führen Wiedervorlagen, behalten Aufgaben und Fristen im Blick und verfolgen vereinbarte Rückmeldungen und Zuarbeiten nach.
• Sie pflegen die digitale Dokumentenablage und unterstützen die Weiterentwicklung effizienter Büroabläufe.
• Sie sind die erste Ansprechperson im Sekretariat für unsere Einrichtungen, zentralen Dienste und externen Kontakte. Sie nehmen Anliegen freundlich und verbindlich auf und koordinieren die Weiterleitung an die zuständigen Personen.

Wir wünschen uns

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Büromanagement oder in der Bürokommunikation, ein einschlägiges Studium, beispielsweise in Business Management, Public Management oder Sozialmanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Assistenz eines Vorstands, einer Geschäftsführung oder einer vergleichbaren Leitungsebene.
• Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, sowie Freude an digitalen Arbeitsabläufen.
• Eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten abzustimmen und auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicheres Gespür für eine situations- und adressatengerechte Kommunikation.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Ein freundliches, verbindliches Auftreten, Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen.
• Die Bereitschaft, die Ziele und Werte unseres caritativen Auftrags mitzutragen.

Darauf können Sie sich freuen

• Eine vielseitige Vollzeittätigkeit in direkter Zusammenarbeit mit Vorstand und Geschäftsführung.
• Ein verantwortungsvoller Aufgabenbereich mit Einblicken in die unterschiedlichen Tätigkeitsfelder unseres sozialen Unternehmensverbunds

• Attraktive Vergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes (AVR) einschließlich Zusatzversorgung, Leistungsentgelt, 30 Tage Jahresurlaub

• Wertschätzende, fördernde Unternehmenskultur
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie persönliche Entwicklungsmöglichkeiten in einem starken Verbund

• Corporate Benefits, z.B. Epassi (Hansefit), JobRad, Einkaufsvergünstigungen, 
  
  
  
  

Weitere Angaben

Verstärken Sie unser Team in der Caritas-Familie! Wir freuen uns auf Sie!

Arbeitsfeld 1

• Sozialraum

Arbeitsfeld 2

• Verwaltung, Recht, Finanzen

Funktion

• Sachbearbeitung / Sekretariat

Beschäftigungsdauer

• unbefristet

Beschäftigungsumfang

• Vollzeit

Sonstiges

• Familienfreundlichkeit